Normas básicas de Hacienda para operar con facturas electrónicas

Desde enero de 2015 es obligatorio que los proveedores de las Administraciones Públicas presenten sus facturas en formato electrónico.

La factura electrónica reemplaza al documento en papel y conserva su mismo valor legal siempre que se cumplan una serie de condiciones de seguridad. Debe ser expedida y recibida en cualquiera de los formatos electrónicos disponibles y, para utilizarla, es necesario el consentimiento expreso o tácito del destinatario. En muchas ocasiones, se da por hecho que el receptor acepta este formato, pero no es obligatorio. Si tenemos dudas, es necesario verificar con el cliente que está de acuerdo con esta modalidad, puesto que no todos los profesionales la aceptan.

Al igual que en las facturas emitidas en papel, las facturas electrónicas deben ser legibles y tienen que garantizar la autenticidad del origen y la integridad de su contenido. Para ello, se puede utilizar la firma electrónica avanzada con la instalación de un certificado reconocido, el intercambio electrónico de datos EDI o cualquier otro medio aprobado y validado por la Agencia Tributaria.

El consentimiento del destinatario se puede constatar mediante el acceso a la página web o portal electrónico del expedidor, en el que se ponen a su disposición las facturas electrónicas, y siempre que no se haya comunicado expresamente el rechazo a su recepción. El destinatario que reciba facturas o documentos sustitutivos electrónicos podrá solicitar en cualquier momento al proveedor su recepción en papel.

El destinatario debe conservar las facturas de forma ordenada, en el mismo formato y soporte original en que fueron expedidas y remitidas, lo que implica disponer del software que permita verificar la validez de la firma, poder almacenar los ficheros de las facturas y las firmas asociadas a ellas y permitir el acceso completo y sin demora a dichos ficheros.

Las principales ventajas del uso de la factura electrónica son acortar los plazos de tramitación, incluido el cobro, reducir errores humanos, eliminar costes de impresión y de envío postal, con su consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente, facilitar un acceso más rápido y ágil a las facturas almacenadas, facilitar la lucha contra el fraude y contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.

Si se han recibido facturas en papel, el destinatario podrá optar por convertirlas y conservarlas en formato electrónico y, de igual forma, si se reciben facturas electrónicas el receptor podrá convertirlas y almacenarlas en formato papel.

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