¿Para que sirve la contabilidad?

La mayoría de las pequeñas empresas nos contestarían que la contabilidad sólo sirve para entregarle a la AEAT la información que solicita cuando nos enfrentamos a una inspección. Sin embargo, dentro del mundo de la empresa, la contabilidad va a ser imprescindible para el negocio en aspectos tan relevantes como decisiones en la gestión, prueba válida, control de tesorería, control de costes, decisiones de inversión… se trata sin lugar a duda de un elemento fundamental en la administración de la empresa.

¿En qué consiste la contabilidad? Esencialmente en registrar todos los movimientos económicos de una empresa con el fin de obtener unos estados financieros que, de una forma ordenada, nos muestren una “foto” de la situación económica y financiera de la misma. La utilización de la contabilidad para cualquiera de las cuestiones arriba indicadas nos lleva a la obviedad de que la misma debe ser cierta y veraz; es decir, debe ser realizada en debida forma, según los mandamientos del código de comercio y de las normas contables.

La cuestión que vamos a abordar en esta breve reflexión es la siguiente: ¿Cuándo puedo utilizar la contabilidad como prueba ante terceros? ¿Estamos ante documentos de índole particular y por tanto debe aplicarse el artículo 1228 del Código civil o no pueden considerarse documentos “domésticos”?  Se trata de cuestión importante a la hora de tener discusiones en los ámbitos mercantil, tributario, o laboral.

Es el artículo 31 del Código de Comercio el que establece que “…el valor probatorio de los libros de los empresarios y demás documentos contables será apreciado por los Tribunales conforme a las reglas generales del Derecho”, lo que nos lleva directamente a preguntarnos cuáles son los libros de los empresarios, que el propio Código de comercio identifica en su artículo 25, “…sin perjuicio de lo establecido en leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario”, y siendo el artículo 27 el que establece la manera en que dichos libros adquieren el apellido de oficiales: “…presentaran los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil donde tuvieran su domicilio…” .

Es decir, lo primero para poder hacer valer la contabilidad como medio de prueba, sin que la otra parte genere una discusión previa a los datos que en ella figuran, es cumplir los formalismos que nos exige el Código de Comercio respecto a su legalización. El artículo 327 de la ley de Enjuiciamiento Civil (Ley 1/2000) remite a las leyes mercantiles a la hora de la utilización como medio de prueba de los libros de contabilidad, con lo que cumplir de manera escrupulosa con lo que exige dicha normativa puede ser la diferencia entre poder presentar la contabilidad como prueba frente a terceros o que ésta no sea admitida.

La contabilidad como tal puede ser valorada dentro de un procedimiento de diversas maneras: como prueba documental, como objeto de reconocimiento judicial o como prueba pericial teniendo en cada caso distintas connotaciones.

Una cuestión importante a tener en cuenta a lo hora de plantear la documentación contable como prueba, es que la misma no se compone únicamente de los libros de contabilidad, sino que además junto con éstos debemos poder presentar todos los justificantes o comprobantes de las operaciones registradas. De manera que sea posible comprobar que existe total concordancia entre los documentos contables y los datos reflejados en los soportes documentales.

No debemos por tanto ignorar la importancia que puede tener en un procedimiento la correcta llevanza de la contabilidad para probar alguno de los puntos en discusión y desde la otra parte, tampoco debemos olvidarnos de que ser capaces de cuestionar razonamientos contables de la parte contraria constituye una ventaja importante a la hora de enfrentarnos a situaciones complicadas que nos lleven a discusiones mercantiles.

Igualmente, y como punto importante debemos ser conscientes que cuando la Inspección Tributaria examina una contabilidad y en un acta indica que la misma es correcta de acuerdo a Derecho, dicha contabilidad en cuanto documento privado hará prueba plena del hecho, acto o estado de cosas que documentan, con lo que podemos tener argumentos importantes ante cualquier discusión posterior sobre esa contabilidad con la Agencia Tributaria.

En definitiva, las empresas deben concienciarse de la gran importancia de la contabilidad como herramienta de gestión empresarial y de defensa de sus intereses tanto ante la Agencia Tributaria como frente a terceros.

Fuente .. http://www.aedaf.es/es/gabinete-de-estudios/newsletter/actualidad-fiscal-06-2017/0e7b5cf3f25f18af0ef443bfee7b5790#138908