¿Qué requisitos debe cumplir una factura electrónica?

La factura electrónica, además del consentimiento de su destinatario, debe cumplir las siguientes condiciones desde su expedición y durante todo el periodo de conservación:

Legibilidad

La legibilidad significa que la factura electrónica pueda ser leída por humanos.

No tiene que preocuparse por este requisito ya que lo facilitan los programas informáticos de facturación electrónica o los programas ofimáticos (como los procesadores de texto). También pueden facilitarla servicios en línea a través de Internet.

Autenticidad del origen de la factura

Significa que se tiene que asegurar la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados, y la del emisor de la factura, en caso de no ser el mismo.

Integridad del contenido de la factura

Significa que se tiene que garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado.

¿Cómo se garantiza la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica?

La autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica se pueden garantizar mediante los mismos procedimientos que para una factura en papel, es decir, mediante controles de gestión que permitan crear la pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

No obstante, para el caso particular de la factura electrónica la legislación permite tres procedimientos específicos alternativos que avalan igualmente la autenticidad del origen y la integridad del contenido. Estos son:

• Mediante firma electrónica.

• Mediante intercambio electrónico de datos (EDI).

• Mediante medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

¿Qué ventajas tiene de la facturación electrónica?

• Mejora de la eficiencia.

• Ahorro de costes.

• Integración con las aplicaciones de gestión internas de la empresa.

• Optimización de la tesorería.

• Trazabilidad

• Reducción de tiempos de gestión y rapidez en la toma de decisiones.

• Administración y contabilidad automatizadas.

• Rectificación de acciones erróneas.

• Uso eficaz de los recursos financieros.

• Flujos de transacciones agilizados.

Finalmente, no olvide que la implantación de la factura electrónica se facilitará con los recursos previstos para la digitalización de las pymes en el Plan de Recuperación. En particular, el Programa Digital Toolkit la incluirá entre los productos y servicios subvencionables.